Find artikler om Datatilsynet her på Lexoforms.com. Vi skriver løbende nyt om GDPR, persondata og vores online GDPR-værktøj.

Risikovurderinger – og dokumentationen heraf

Risikovurderinger og dokumentationen af dem – det er ikke så let …

Risikovurdering er et gennemgående og bærende krav i reglerne om beskyttelse af personoplysninger.

Rigsrevisionen har den 15. maj 2020 i en beretning til statsrevisorerne kritiseret en række myndigheder for ikke at have gjort nok for at sikre, at personoplysninger opbevares sikkert hos databehandlere. Selv Datatilsynet er blevet kritiseret for ikke at kunne dokumentere, at Datatilsynets planlagte tilsyn er risikobaserede. Datatilsynet arbejder derfor på at få et mere dokumenteret og databaseret koncept for udførelsen af de planlagte tilsyn.

Vi må derfor forvente et øget fokus på, at vi kan dokumentere vores vurdering af risici i vores virksomhed – både hvad angår it-systemer i egen virksomhed og hos databehandlere og også hvad angår medarbejdernes håndtering af personoplysninger.

Typisk opstår brud på sikkerheden pga. medarbejderfejl (ca. 2/3 af anmeldte brud) eller pga. it-sikkerhedsproblemer.

Så de to områder skal især være fokusområder for alle virksomheder, også de små og mellemstore.

Det er ikke så nemt, men skal ske i tre faser:

1: Kortlægning over risikoen, kan f.eks. være

  • hændelig eller ulovlig tilintetgørelse af personoplysninger
  • tab eller ændring af personoplysninger
  • uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet med den, f.eks. mails sendt til en forkert modtager – og med den konsekvens, at der sker
  • identitetstyveri eller -svig
  • skade på omdømme
  • forskelsbehandling
  • økonomiske tab
  • tab af fortrolighed for personoplysninger, der er omfattet af tavshedspligt,
  • uautoriseret ophævelse af pseudonymisering
  • forhindring i udøvlse af kontrol med sine personoplysninger eller
  • andre betydelige økonomiske eller sociale konsekvenser

For revisorer og andre, der er omfattet af tavshedspligt (f,eks, advokater) gælder specielt, at de er forpligtede til at overveje, hvilke risici der er forbundet med tavshedspligten, herunder om der vil være en risiko for, at de indsamlede oplysninger er forkerte, eller om der vil være en risiko for, at den manglende underretning vil kunne skade den registrerede.

2: Kategorisering af risikoen

Der skal laves en scoring ud fra sandsynlighed og alvorlighed (konsekvens). Er risikoen høj, mellem eller lav, vurderet f.eks. ud fra

  • kategorien af personoplysninger (er det almindelige – eller særlige – eller følsomme personoplysninger), sker der profilering, automatiserede afgørelser, hvor stort et omfang oplysningerne har mm.
  • sammenhængen oplysningerne behandles i (f.eks. personers navne med deres adresser på fængsler eller andre institutioner) og
  • formålet med behandlingen

3: Vurdering af tekniske og organisatoriske foranstaltninger

En vurdering af, hvad der er passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, til at sørge for, at flest mulige risici begrænses – og dokumentation af foranstaltningernes gennemførelse. Det kunne f.eks. være

Firewall

Der er etableret og løbende vedligeholdt en firewall, som sikrer gennemførelse af virksomhedens sikkerhedspolitik, herunder f.eks. spærring for adgang til suspekte hjemmesider.

Opdateringer

Servere og computere ajourføres løbende med sikkerhedsopdateringer, som sikrer mod ondsindet udnyttelse af sårbarheder i de anvendte programmer.

Antivirus

Der er etableret et virusværn, som løbende holdes ajourført .

Internet og e-mail

Opsætning af sikkerhedsindstillingerne i browseren og e-mail programmet på de enkelte computere er etableret, så der opnås den ønskede sikkerhedspolitik omkring websteder, cookies og modtagelse af eksekverbar kode (plug-ins, m.v.).

Overførsel af følsomme data

Sker evt. overførsel via internettet af følsomme persondata herunder også CPR-numre, krypteres de altid. Ligeledes sker der kryptering af overførsel af data hvor opbevaring / behandling foregår efter tilladelse fra datatilsynet. Dette gælder også for overførsel af evt. login oplysninger.

Hjemmesider / kryptering

Kommunikationen via hjemmesider hvor der benyttes persondata sikres ved hjælp af SSL kryptering e.l. Der er mulighed for at implementere forskellige grader af kryptering, herunder også det, der betegnes som “stærk kryptering” (128 bit SSL/TLS-forbindelse). Hvis brugere via hjemmesiden får adgang til personoplysninger – f.eks. om sig selv – skabes der sikkerhed for, at oplysningerne ikke udleveres til uvedkommende. Dette sikres enten med kryptering eller med pinkode / digital signatur

Logning

Det registreres, hvis der er forgæves forsøg på at få adgang til it-systemer med følsomme personaleoplysninger. Hvis der registreres et nærmere fastsat antal på hinanden følgende afviste adgangsforsøg, blokeres der for yderligere forsøg.

Fjernadgang

Der er dobbelt logon (2-factor) ved fjernadgang til virksomhedens IT-systemer.

Sletning

Det udføres løbende kontrol med at der gennemføres sletning af personoplysninger, ud fra hvad der er beskrevet i den interne fortegnelse

Adgang

Systemer sættes op, så ansatte kun har adgang til de personoplysninger, som de har brug for i forbindelse med løsning af deres arbejdsopgaver

IT Værktøjer

Systemet sættes op, så det er enkelt for de ansatte at arbejde med kryptering af følsomme personoplysninger og personnumre.

Backup

Der foretages jævnligt back-up, der gemmes på andre medier/miljøer end produktion, eks. bånd, eksterne backup lokationer og lign.pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

Medarbejderinstruks

En meget detaljeret medarbejderinstruks, der gennemgås jævnligt med alle medarbejdere .

Og denne sikkerhedsvurdering bør gemmes, så det kan dokumenteres, dels at den er foretaget, og dels at de nævnte sikkerhedsforanstaltninger er gennemført.

GDPR-reglerne stiller store krav – også til vores små virksomheder.

Jeg håber, at Datatilsynet snart kommer med en mere udførlig vejledning til støtte for virksomhedernes risikovurderinger.

 

Denne artikel er skrevet af Wivi H. Larsen, partner og advokat (H), Lexoforms A/S.

GDPR-regler: Det du har brug for at vide

Bare navnet GDPR – eller den lange udgave persondataforordning – får en til at opgive på forhånd, inden man overhovedet er begyndt at sætte sig ind i reglerne. Desværre er det et nødvendigt onde at forholde sig til i dag, hvis man – i værste fald – vil undgå bøder eller et blakket ry hos ens kunder.

Heldigvis behøver GDPR-regler slet ikke være så komplekse, som alle gør det til. Du skal bare have nogle simple begreber og krav på plads om at håndtere og dokumentere oplysninger på andre end dig selv – og så er den fis slået. Eller næsten i hvert fald.

Lad os få styr på begreberne

Først og fremmest skal vi have én ting på det rene. Når vi taler om GDPR, sidestiller folk det ofte med personfølsomme oplysninger, hvor alt fra CVR-nummer til adresse, telefon og etnisk oprindelse er inkluderet. Det begreb er ikke korrekt at bruge, for i teorien er det kun oplysninger om f.eks. race og etnisk oprindelse, politisk overbevisning og seksuelle forhold eller orientering, der hører under de personfølsomme oplysninger. Derfor er personoplysninger eller personhenførbare oplysninger de korrekte termer at bruge, når vi snakker GDPR generelt. Altså når det er muligt at identificere – føre hen til – personer ud fra specifikke oplysninger.

Udover dem vi allerede har nævnt, så involverer det oplysninger som registreringsnumre, billeder, fingeraftryk, lægejournaler, familieforhold, bolig, navn – og en masse andre ting. Der skal med andre ord ikke meget til, før det kan kategoriseres som personhenførbare oplysninger.

Læs mere på Datatilsynets hjemmeside om, hvad personoplysninger er for en størrelse.

GDPR-regler du skal forholde dig til

GDPR-regler du skal forholde dig til

Hvad skal du tænke på som virksomhed i forhold til GDPR-reglerne? I bund og grund skal du beskytte de oplysninger, du har på kunder, samarbejdspartnere, leverandører, medarbejdere osv., som var de din lille baby. Med andre ord, er det dit ansvar, at de oplysninger du har på folk, lever op til databeskyttelsesforordningen – endnu et langt ord, der er umuligt at huske. Og hvad indebærer det så?

Helt simpelt fortalt er det dit ansvar, at:

  • Spørge om lov før du behandler oplysninger på folk
  • Holde styr på den data, du behandler
  • Fortælle og oplyse folk om alle de oplysninger du har på dem, hvis de ønsker det
  • Fortælle Datatilsynet hvis der er brud på sikkerheden inden for 72 timer
  • Få det på skrift, hvis andre behandler personoplysninger på dine vegne
  • Kunne dokumentere over for Datatilsynet, at du har styr på databeskyttelsen og er lovlydig – herunder ”tekniske og organisatoriske foranstaltninger”

Det lidt længere og mere komplicerede svar finder du hos Datatilsynet her.

Men holdt, vi er ikke færdige. Der er også lige et par principper, du skal overholde som dataansvarlig.

  • Din behandling af data skal være lovlig og gennemsigtig
  • Du skal oplyse folk, hvad du bruger deres oplysninger til og overholde det
  • Begræns databehandlingen ved kun at få den data, du har brug for til at opfylde formålet
  • Registrér alle oplysninger og husk at slette urigtige oplysninger
  • Når det ikke længere er nødvendigt at behandle oplysninger, skal de anonymiseres eller slettes
  • Del ikke ud af fortrolige oplysninger til andre og lad være med at miste eller beskadige dem

Det var da nogenlunde overkommeligt, ikke?

Hvis du vil gå i detaljer, så finder du alt fagsproget om GDPR her.

Virksomheder der har betalt til bødekassen

Størstedelen af de virksomheder, der har været under Datatilsynets lup er virksomheder, der ikke har fundet slettelakken frem. For én ting er at have styr på sine oplysninger. En anden er at huske at slette unødvendige oplysninger som f.eks. oplysninger på gamle kunder, der er listet som femte princip herover.

Ofte er det oplysninger, man lykkeligt har glemt, at man havde, og som gemmer sig i stakken af papirer eller et sted inde i ens CRM-system. Desværre har flere virksomheder måttet finde den store pengepung frem og hoste op til bødekassen. Og det er ikke kun ”slettepolitikken”, der har ramt virksomheder rundt om i verden.

Eksempler på virksomheder, der har måttet betale prisen, er:

Taxaselskabet 4 x 35, der måtte slippe med hele 1,2 mio. kr. for manglende sletning af kundernes oplysninger. Knap 9 mio. personhenførbare taxature, der var blevet gemt uden et formål.

Møbelfirmaet IDdesign måtte punge ud med hele 1,5 mio. kr. – igen på grund af manglende sletning på ca. 385.000 kunder.

British Airways som har fået den hidtil største bøde for GDPR-overtrædelse på hele 1,52 mia. kr. som følge af et hackerangreb sidste år. Her blev kunder ført til en falsk website, hvor de skulle logge ind og aflevere kreditkortoplysninger og oplysninger om bookede rejser.

Google i Frankrig fik en bøde på godt 370 mio. kr. af de franske datamyndigheder for at overtræde ansvar og principper om gennemsigtighed, information og samtykke.

Som du kan se, er det ikke så sjovt, hvis man ikke overholder GDPR-reglerne. Vidste du, at GDPR-lovgivningen giver myndigheder som Datatilsynet ret til at idømme en overtrædende virksomhed en bøde på 150 mio. kr. eller op til 4% af en virksomheds årlige omsætning?

GDPR-regler og personfølsomme oplysninger

Kan det ske for dig?

Og nu tænker du sikkert: ”Jamen, det er jo kun de store fisk, der oplever den form for bøder. Hvordan skulle Datatilsynet overhovedet kunne finde frem til min lille virksomhed?”. Tanken er meget normal, men også farlig, hvis du tror, at du er undtaget Datatilsynets besøgsliste. Årsagen til, at de kommer på besøg, er nemlig oftest, når en kunde, borger eller lignende sladrer om din virksomhed til de store stygge myndigheder.

Faktisk er over halvdelen af GDPR-tilsyn i Europa – ud af 281.088 sager – opstået på baggrund af en klage fra en borger. Så hvis der er nogen, der har et horn i siden på dig eller føler, at deres oplysninger ikke bliver håndteret korrekt, er de ikke bange for at gribe til værks. Og set i lyset af sager som den for nylige Facebook-skandale med Cambridge Analytica og misbrug af personlige oplysninger, kan man egentlig ikke bebrejde folk.

Teknikken skal spille

Under de førnævnte ”passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger” handler det især om at sikre sig mod brud på sikkerheden og beskyttelsen af personoplysninger. Her skriver Datatilsynet, at ”For at nå i mål med beskyttelsen af personoplysninger kræves en professionel, struktureret og systematisk tilgang til opgaven, og især i store og mellemstore organisationer, kræver det endvidere ledelsens fokus og opbakning”.

Heldigvis har vi hos Lexoforms et GDPR-værktøj til håndtering af data, der gør det nemt at gå til GDPR på en professionel, struktureret og systematisk måde. Herudover er nøgleordet ”overskueligt”, for i vores optik behøver GDPR slet ikke være så besværligt. Du kan faktisk få system i det på kun et par dage.

Læs selv, hvad Martin Elvind Rasmussen fra nem-HR fortæller om brugen af Lexoforms værktøj.

Du kan også læse mere om Lexoforms og priser her.

Datatilsynet indstiller til første bøde

Datatilsynet har indstillet Taxa 4×35 til den første bøde i Danmark for overtrædelser af reglerne i databeskyttelsesforordningen.

Indstillingen til bøden kommer på baggrund af manglende sletning af kundernes personoplysninger. Næsten 9 mio. personhenførbare data er blevet gemt af selskabet uden noget specifikt formål. Datatilsynet var i efteråret 2018 på et tilsynsbesøg hos Taxa 4×35, hvor det blev vurderet, at kundernes telefonnummer blev opbevaret i selskabets database for længe uden noget særligt formål. I følge Taxa 4×35´s slettepolitik slettes alt kundens data efter to år. Det er imidlertid kun kundens navn, der slettes efter de to år, men altså ikke deres telefonnummer. Telefonnummeret slettes først efter 5 år.

Læs mere om sagen på Datatilsynets egen hjemmeside her.

Risikovurderinger – og kravene til dem

Både den dataansvarlige og databehandleren skal være i stand til at påvise, at behandling er i overensstemmelse med forordningen, jf. artikel 24, og Datatilsynet siger i deres vejledning, at den dataansvarlige, allerede før en behandling foretages, skal foretage en kortlægning over risikoen for de registreredes rettigheder.

Virksomhederne skal derfor altid kunne redegøre for deres risikoovervejelser, forstået på den måde, at de skal have overvejet dels, hvor stor en risiko der er for et brud, og dels hvilke konsekvenser dette brud måtte have for de registrerede personer.

For eksempel vil en hacking af navne og adresser på kunder typisk ikke have nogen særlige konsekvenser for de registrerede personer, medmindre de har hemmelige adresser. I sådanne tilfælde vil virksomheden formentlig kunne nøjes med at henvise til den interne fortegnelse, der dokumenterer, at der ikke er følsomme, særlige eller fortrolige oplysninger i nogen af IT-systemerne eller i nogen af de fysiske registre, og at virksomheden derfor har vurderet, at risikoen er meget lav.

Men har virksomheden følsomme eller fortrolige oplysninger, som man efter den almindelige opfattelse i samfundet ikke ønsker at få offentliggjort, vil der skulle passes særligt meget på disse oplysninger. I så fald vil det være vigtigt at have en skriftlig risikovurdering, der danner grundlag for de sikkerhedsforanstaltninger, som virksomheden har truffet, så virksomheden har dokumentation for dens risikovurderinger.

Oprindelig udgivet den 17. jan 2019, opdateret den 19. maj 2020