Nye GDPR-regler skal ikke fejes ned i skorstenen

Da de nye regler inden for GDPR blev offentliggjort i 2018, var Skorstensfejermester Jens Brandt ikke i tvivl. Det var noget, han skulle tage stilling til.

Som skorstensfejermester i Slagelse og omegn er Jens kommunens forlængede arm. Han sørger for, at der leves op til lovgivningen vedrørende byggerier ift. brændeovne i de private hjem. Og det er netop pga. den funktion, at Jens finder det vigtigt, at han også selv lever op til de nye GDPR-regler. ”Når jeg som skorstensfejer på kommunens vegne kommer ud i dit hjem og pådutter dig regler for din brændeovn, vil det være kreperligt af mig, hvis jeg ikke selv lever op til de krav, der stilles til min virksomhed”, udtaler Jens.

Men forude ventede et stort GDPR-arbejde for skorstensfejermesteren. Jens skulle nemlig til at rydde ud i 25 års indsamlet data på både kunder og medarbejdere, hvor størstedelen var på print, og det syntes han virkede helt og aldeles uoverskueligt.

Data i store mængder

GDPR - Persondata - Skorstensfejermester Jens Brandt 225 års data skabte bunkevis af dokumenter, der havde hobet sig op med tiden fra de omkring 7.500 kunder og medarbejdere gennem årene. Jens havde faktisk samlet hele fire reoler med 300-400 liter papir – hvad der svarer til tre store træer – der nu skulle ryddes ud i. Blandt papirerne var kartoteker med personer, telefonnumre, mailadresser med mere. Han fandt også tidligere medarbejderes lønsedler og sågar en sygejournal, som Jens beskriver er ”strengt forbudt at have liggende i dag, fordi der både er CPR-nummer, sygehistorik og alt muligt andet”. Jens var ikke klar over, at han havde det liggende og tilføjer, at ”sådan noget dukker jo først op, når du begynder at rydde op”.

Practice what you preach

GDPR - Persondata - Skorstensfejermester Jens Brandt 1Det kendte udtryk ”Practice what you preach”, der betyder, at man opfører sig, som man opfordrer andre til at opføre sig, har fået en helt central rolle for Jens’ motivation til at følge GDPR-reglerne.

For Jens er det særligt vigtigt, at han i sin virksomhed håndhæver lovgivningen.

”Alt andet ville være dobbeltmoral på højt plan”, udtaler han. Skorstensfejermesteren mener ikke, at han kan tillade sig at gå ud til sine kunder og bede dem følge byggelovgivningen, hvis han ikke engang selv har styr på, hvordan han håndterer deres data. Jens er stødt på flere, som ignorerer GDPR-reglerne og som fejer det ind under tæppet, og det er problematisk, mener han. ”Der er mange, som bør følge GDPR-reglerne, men som ikke gør det”, udtaler han. I stedet mener Jens, at man skal sætte et godt eksempel og være en rollemodel overfor andre ved at gå forrest og tage de nye GDPR-regler til sig. Jens håber derfor, at der er flere, som vil følge hans eksempel og gøre noget aktivt for at få styr på det.

Find den hjælp, der passer til dit behov

Med et klart ønske om at leve op til GDPR-lovgivningen begyndte Jens så småt at arbejde sig ind i GDPR-verdenen og få styr på sine sager.

Til at starte med prøvede han selv at håndtere sin GDPR, men det fungerede ikke for ham. Og selvom han kontaktede en rådgiver, der hjalp ham med at skrive privatlivspolitik og kom med nogle gode inputs, så følte skorstensfejermesteren stadig, at han kun havde gjort et alt for lille stykke arbejde til, at han kunne se slutmålet for enden af tunnelen. Jens mener nemlig, at ”det at gøre noget, er ikke det samme som at gøre det rigtige.” Det er altså ikke nok at gå i gang og få ryddet lidt op. Nej, der skal være ordentligt styr på sagerne i en virksomhed. Jens gik derfor på jagt efter andre muligheder, og i processen stødte han på Lexoforms.

En overskuelig og digital GDPR-løsning

Lexoforms tilbyder en digital løsning til håndtering af GDPR, og det fangede Jens’ interesse. ”Jeg havde set på stakken af papir og tænkt, at det bliver jeg aldrig færdig med. Det virkede helt uoverskueligt. Så derfor gik jeg ind og så på, hvad det digitale værktøj fra Lexoforms var for noget”, udtaler skorstensfejermesteren. Og her fandt Jens de valgmuligheder, som han havde brug for til at få styr på sine data. ”Jeg brugte en formiddag, og det gik bare derudaf, hvor jeg til slut fik en plan for min GDPR-håndtering”, fortsætter Jens. Herudover fik Jens et overblik over de beslutninger, han havde taget i forbindelse med datahåndteringen. ”Det synes jeg er smart, for så kan jeg gå tilbage om et år og få et overblik over de beslutninger, jeg har taget uden at skulle lede længe efter det eller tage stilling til det igen”. For Jens virker den digitale løsning overskuelig i forhold til, hvad der skal gøres.

Læs mere om hvad Lexoforms GDPR-værktøj kan hjælpe dig med her.

Efter at have sat oprydningsarbejdet i gang og fået den digitale proces op at køre, har Jens nu kun én reol tilbage med papir. Derudover ser Jens også frem til at være så langt i processen, at han kan gøre brug af Lexoforms alarmer, som bl.a. løbende kan minde ham om, at nu er det tid til at slette bestemte data. Skorstensfejermesterens budskab er derfor klart: ”Tag den digitale løsning fra Lexoforms”. For ham at se giver Lexoforms’ digitale værktøj til GDPR nemlig virksomhedsejere som ham selv ”en chance for at gøre det rigtige.”

Er du også interesseret i at se, hvordan Lexoforms kan lette din GDPR-håndtering?

Så skriv dig op til en 14-dages gratis prøveperiode allerede i dag.