Start med et enkelt spørgsmål: Hvad har vi egentlig ansvar for?

Asset Management – eller aktivstyring – betyder kort fortalt, at virksomheden skaber overblik over sine aktiver. Altså de værdier, systemer, oplysninger og ressourcer, som er nødvendige for at drive forretningen. Formålet er at sikre, at virksomheden ved, hvad den ejer, bruger og er afhængig af, så disse aktiver kan administreres ansvarligt gennem hele deres levetid.

For mange SMV’er er dette et område, der bliver vigtigere og vigtigere. Ikke fordi virksomhederne nødvendigvis får flere systemer, men fordi afhængigheden af digitale løsninger vokser år for år.

Jo bedre overblik virksomheden har, desto lettere bliver det at arbejde struktureret med både drift, sikkerhed og risikostyring.

Aktiver er mere end computere og software

Når man hører ordet “aktiv”, tænker mange først på computere, servere eller softwarelicenser. Men i et moderne sikkerhedsarbejde er begrebet langt bredere. Et aktiv kan være et kunderegister, et ERP-system, en bærbar computer, en cloud-løsning, en vigtig proces eller en samarbejdsaftale med en leverandør – men det kan også være en lastbil, en nøglemedarbejder eller et nøglekort.

Det fælles træk er, at aktivet har værdi for virksomheden.

For eksempel kan en lille produktionsvirksomhed være stærkt afhængig af sit ordresystem. En rådgivningsvirksomhed kan være afhængig af medarbejdernes faglige dokumentation og kundedata. En webshop kan være afhængig af sin hjemmeside og sine betalingsløsninger.

Når disse aktiver identificeres og dokumenteres, bliver det tydeligere, hvad der skal vedligeholdes, overvåges og beskyttes. Asset Management handler derfor ikke om administration for administrationens skyld. Det handler om at skabe et fælles overblik over de ressourcer, som virksomheden bygger sin drift på.

Hvorfor er Asset Management vigtigt for SMV’er?

I mange mindre virksomheder udvikler systemlandskabet sig gradvist over tid. Der bliver købt nye computere, taget nye cloud-løsninger i brug og etableret samarbejde med forskellige leverandører. Ofte sker det helt naturligt og af gode grunde. Men efter nogle år kan det være svært at bevare det samlede overblik.

Resultatet er ofte, at ingen har det fulde billede.

Måske bruges der stadig software, som ingen længere har ansvar for. Måske findes der brugerkonti til tidligere medarbejdere. Eller måske er der systemer og data, som virksomheden er afhængig af, uden at det er dokumenteret.

Det skaber unødvendig risiko.

Omvendt oplever mange virksomheder, at et bedre overblik giver flere fordele på én gang. Det bliver lettere at planlægge investeringer, håndtere sikkerhed, dokumentere processer og træffe kvalificerede beslutninger Asset Management skaber med andre ord et mere stabilt fundament for virksomheden.

Hvordan hænger Asset Management sammen med de øvrige sikkerhedsbegreber?

Asset Management nævnes ikke altid blandt de klassiske sikkerhedsbegreber, men det spiller en central rolle i dem alle.

Informationssikkerhed handler om at beskytte virksomhedens informationer. Men det er svært at beskytte informationer, hvis man ikke ved, hvor de befinder sig.

IT-sikkerhed handler om at beskytte systemer og teknisk infrastruktur. Men det kræver først, at virksomheden har overblik over sine systemer og enheder.

Cybersikkerhed handler om at beskytte sig mod digitale trusler. Men man kan ikke beskytte det, man ikke kender.

Databeskyttelse kræver tilsvarende, at virksomheden ved, hvilke systemer der behandler personoplysninger, og hvilke leverandører der har adgang til dem.

Asset Management bliver derfor ofte det fundament, som gør det muligt at arbejde systematisk med de øvrige områder. Man kan sige, at Asset Management skaber kortet, mens de øvrige sikkerhedsområder hjælper virksomheden med at navigere sikkert.

Et eksempel fra hverdagen

Forestil dig en virksomhed med 45 medarbejdere. Virksomheden anvender Microsoft 365, et CRM-system, et økonomisystem og flere mindre specialløsninger. Over årene er der kommet nye medarbejdere til, nogle er stoppet igen, og forskellige leverandører har været involveret i virksomhedens IT-miljø.

En dag ønsker ledelsen at få overblik over, hvilke systemer der indeholder kundeoplysninger, og hvem der har adgang til dem. Det viser sig hurtigt, at der ikke findes én samlet oversigt. Nogle oplysninger ligger hos interne medarbejdere. Andre findes hos eksterne leverandører. Enkelte systemer anvendes stadig, selv om ingen længere er sikker på, hvorfor de blev indført.

Situationer som denne er ikke usædvanlige.

Netop derfor er asset management vigtigt. Ikke fordi virksomheden nødvendigvis skal registrere alting i detaljer, men fordi den skal kunne dokumentere og forstå sine vigtigste aktiver og afhængigheder.

Dig som er ejerleder eller CEO

For ledelsen handler Asset Management i høj grad om styring, risikoreduktion og beslutningsgrundlag.

Virksomheder investerer løbende i systemer, software, udstyr og digitale løsninger. Men hvis ledelsen mangler overblik over disse investeringer, bliver det vanskeligt at prioritere ressourcerne optimalt.

Et godt Asset Management-program skaber gennemsigtighed omkring virksomhedens vigtigste værdier og afhængigheder. Det gør det lettere at forstå konsekvenserne af ændringer, vurdere risici og prioritere investeringer ud fra forretningsmæssige behov.

Samtidig bliver dokumentation stadig vigtigere. Kunder, samarbejdspartnere og myndigheder forventer i stigende grad, at virksomheder kan redegøre for deres systemer, data og sikkerhedsforanstaltninger. Her giver et væsentligt bedre aktivoverblik ofte værdi langt ud over selve sikkerhedsarbejdet.

For dig med ansvar for IT

For IT-funktionen er Asset Management en grundlæggende disciplin, som understøtter næsten alle øvrige sikkerhedsaktiviteter. Adgangsstyring, patch management, backup, overvågning, hændelseshåndtering og risikovurderinger bygger alle på viden om, hvilke aktiver der findes, hvem der ejer dem, og hvor kritiske de er for virksomheden.

Derfor handler moderne asset management ikke blot om inventarlister og serienumre. Det handler om at skabe et samlet billede af virksomhedens teknologiske og informationsmæssige landskab.

I takt med at cloud-løsninger og eksterne leverandører fylder mere, bliver dette overblik endnu vigtigere. Mange sikkerhedsrisici opstår nemlig ikke på grund af manglende beskyttelse, men fordi organisationen mangler indsigt i sine egne afhængigheder. Jo bedre aktivregistrering og ejerskab virksomheden har etableret, desto lettere bliver det at arbejde risikobaseret og dokumentere sikkerhedsindsatsen.

En god start for de fleste virksomheder

Asset Management behøver ikke begynde med store projekter eller omfattende værktøjer. For mange virksomheder giver det god mening at starte med en simpel kortlægning:

Hvilke systemer er vigtigst for vores drift? Hvilke oplysninger opbevarer vi? Hvilke leverandører understøtter vores vigtigste processer? Og hvem har ansvaret for de enkelte områder?

Allerede disse spørgsmål skaber ofte et væsentligt bedre overblik.

Tre spørgsmål du kan stille i dag

• Har vi en samlet oversigt over vores vigtigste systemer og data?
• Ved vi, hvem der ejer og har ansvar for de enkelte aktiver?
• Har vi overblik over, hvilke eksterne leverandører vi er afhængige af?

Hvis svarene ikke er tydelige, er det ofte et tegn på, at virksomheden kan hente stor værdi ved at arbejde mere systematisk med Asset Management.

Kort fortalt

Asset Management handler grundlæggende om at skabe overblik over de værdier, som virksomheden bygger sin drift på.

For SMV’er er det ikke nødvendigvis et spørgsmål om komplekse registre eller store processer. Det handler først og fremmest om at vide, hvad virksomheden har, hvorfor det er vigtigt, og hvem der har ansvaret.

Når dette overblik er på plads, bliver det lettere at arbejde struktureret med informationssikkerhed, IT-sikkerhed, cybersikkerhed, databeskyttelse og kritikalitet. Asset Management bliver dermed ikke blot en administrativ disciplin, men et vigtigt fundament for en stabil, ansvarlig og langsigtet sikkerhedsindsats.

FAQ

Hvad er Asset Management?

Asset Management handler om at skabe overblik over virksomhedens aktiver og sikre, at de bliver administreret, vedligeholdt og beskyttet ansvarligt gennem hele deres levetid.

Hvad er et aktiv?

Et aktiv kan være hardware, software, data, cloud-løsninger, processer, dokumentation, fysiske enheder, nøglemedarbejdere,leverandører eller andre ressourcer, som har værdi for virksomheden.

Hvorfor er Asset Management vigtigt?

Det er vanskeligt at beskytte noget, man ikke har overblik over. Asset Management skaber grundlaget for god sikkerhed, effektiv drift og ansvarlig risikostyring.

Hvem har ansvar for Asset Management?

Ledelsen har det overordnede ansvar, mens IT, procesejere og fagansvarlige ofte bidrager med registrering, vedligeholdelse og ejerskab af de enkelte aktiver.

Hvordan kommer man i gang med Asset Management?

Start med at registrere de vigtigste systemer, data, enheder og leverandører. Identificér derefter ansvarlige personer og vurder, hvor kritiske de enkelte aktiver er for virksomheden.