Grant Thornton er et internationalt revisionsfirma, og her er kompetent personlig rådgivning i højsædet. For partner og GDPR-ansvarlig Jonas Bødker-Iversen er det derfor naturligt, at firmaet selv lever op til alle regler omkring GDPR, og derfor gik de tidligt i gang med at få styr på området.
”Vi startede ud på den gode gammeldags måde med regneark, hvilket for os var en god måde at komme ind i stoffet på. Men modsat et statusregnskab, der jo slutter med et fuldt stop, er GDPR en meget mere løbende proces, hvor der hele tiden opstår nye krav og opgaver. Derfor fandt vi hurtigt ud af, at vi brugte alt for meget tid på området uden nogensinde at føle, at vi kom i mål”, indleder Jonas Bødker-Iversen.
”Vi begyndte så at scanne markedet for dynamiske løsninger, og faldt for Lexoforms, fordi det er ganske intuitivt og meget let tilgængeligt. Men vi fik først for alvor øjnene op for systemets funktionalitet, da vi spurgte ind til databehandleraftaler. Her kan vi med løsningen lave næsten helt automatiske databehandleraftaler, der tilmed kan sendes til kunden direkte fra platformen. Samtidig bliver vi hjulpet til at stykke de forskellige dokumenter rigtigt sammen, og det er en god læring”, forklarer han videre.
En følelse af at være i mål
”Lexoforms viste sig at være et rigtigt godt valg, for ret hurtigt fik vi en helt anden følelse af at være i mål, hvilket for os vil sige at være compliant”, og han uddyber: ”Nu kan vi til enhver tid dokumentere alt, hvad der skal dokumenteres, og samtidig er vi klar, hvis der opstår uventede situationer. Desuden elsker vi som revisorer tjeklister, så løsningen har givet mig god ro i maven. Det havde jeg ikke før”
Men de fandt hurtigt ud af, at løsningen ikke kun var interessant for dem selv. Mange af kunderne sad faktisk med mange af de samme problemer – og mange starter med et helt blankt papir…
Løbende opdaterede ændringer
Uanset hvad er der altid de løbende opdateringer, og det er en udfordring i et regneark. ”Med Lexoforms får vi automatisk at vide præcis hvad og hvor, der er ændret – uanset om det gælder ændringer i godkendte lande, i lovgivningen eller i Datatilsynets aktuelle praksis. Dermed skal vi ikke læse alt hver gang, men kan nøjes med at sætte os ind i de reelle ændringer, der er.
For et hus som vores, hvor vi rykker hurtigt på den digitale dagsorden, og hele tiden får mange nye it-programmer, er det derfor væsentligt nemmere at håndtere den slags med en dynamisk løsning” fortæller Jonas Bødker-Iversen.
Øget efterspørgsel på tryghed
Dermed blev Lexoforms pludselig endnu mere interessant. Ikke bare for deres egen forretning, men som et supplerende produkt til mange af de rådgiverydelser, de i forvejen havde på hylden.
”Vi oplever et væld af forespørgsler fra kunder omkring GDPR og hvordan man gør dit og dat. Hvad er fx med, og hvad er ikke med?” Forklarer han. ”Men vi oplever også, at holdningen til GDPR er ændret, for nu vil kunderne gerne have helt styr på det. Én skal sige til dem, at nu er det i orden.
Og det kan jo ligeså godt være os.”
Kunderne efterspørger en større tryghed ved at gøre det rigtige – og med Lexoforms har vi et konkret værktøj til opgaven. ”Derfor synes vi, at det giver rigtig, rigtig god mening at bruge løsningen overfor kunderne til at få styr på GDPR. Den giver et fantastisk overblik, den er intuitiv, og så giver den en god følelse af at være i mål forstået som at være compliant.
Flere ben at stå på
For os som rådgivervirksomhed hjælper løsningen os med at dygtiggøre os til at blive en endnu bedre sparringspartner overfor vores kunder, og samtidig tilbyder den en ballast i forhold til en fremtid med mere digitalisering og potentielt mindre arbejde til revisorer. Hele GDPR-området indebærer en helt ny række komplementære ydelser, der kort sagt giver os flere ben at stå på.”
Et eksempel er de mange nye hjemmearbejdspladser, der betyder øget deling af data på mange forskellige lokationer – for ikke at nævne alle de data, vi gemmer i skyen. Det rejser spørgsmål om, hvilke data man som medarbejder må tilgå og tage med hjem – og hvilke man ikke må.
Fremtidssikring af sortimentet
Derfor uddanner de aktuelt 3-4 medarbejdere til at blive GDPR-specialister, så de kan tilbyde kunderne specialiseret rådgivning på området, og dermed binde kunden lidt tættere til sig.
”Vi er glade for, at vi valgte Lexoforms. Vi har både fået styr på vores egen dokumentation, og min IT-ansvarlige på området er blevet en glad mand. Samtidig har vi fået et produkt på hylden, der både giver kunderne værdi, men som også er en slags fremtidssikring for en forretning som vores. Med Lexoforms er vi gået fra at være problemfindere til problemløsere, så det er en platform, jeg meget gerne vil anbefale til andre”, slutter Jonas Bødker-Iversen.
