Som arbejdsgiver er det vigtigt at kende de gældende regler for overvågning for at undgå juridiske problemer og skabe en gennemsigtig og tryg arbejdsplads.

Overvågning af medarbejderes digitale adfærd

Digitale systemer er en uundværlig del af arbejdsdagen i de fleste virksomheder, og mange arbejdsgivere ønsker at sikre, at medarbejderne bruger dem korrekt. Overvågning af medarbejderes internet- og e-mailbrug kan i nogle tilfælde være lovligt, men det kræver klare begrundelser og tydelig information til medarbejderne.

Internetbrug og e-mails

Arbejdsgivere må registrere medarbejderes internetbrug og e-mails, hvis det er nødvendigt for at beskytte virksomhedens berettigede interesser. Dette kan fx være for at forebygge misbrug af IT-systemer, sikre IT-sikkerhed og beskytte virksomhedens data eller dokumentere arbejdsrelateret kommunikation i tilfælde af tvister. Det kræver dog, at…

• medarbejderne skal være informeret klart og tydeligt om overvågningen
• overvågningen må ikke være mere omfattende end nødvendigt
• arbejdsgiveren ikke må læse private e-mails

Fratrådte medarbejdere

Hvis en medarbejder fratræder, gælder særlige regler for adgang til vedkommendes e-mails:

• kontoen må kun holdes åben i en kort periode (maks. 12 måneder)
• der skal hurtigst muligt sættes et autosvar op med besked om fratrædelsen
• den pågældende e-mail adresse skal hurtigst muligt fjernes fra website og andre steder
• kun en eller få betroede medarbejdere må have adgang til e-mail kontoen

Det er ulovligt at læse en fratrådt medarbejders private e-mails, da dette kan være i strid med straffelovens regler om brevhemmelighed.

GPS-overvågning af medarbejdere

Flere virksomheder anvender GPS-tracking i firmabiler eller arbejdstelefoner, men arbejdsgivere må kun registrere medarbejderes færden via GPS, hvis der er en saglig begrundelse. Denne kan fx være dokumentation af kørsel, ruteoptimering, logistikstyring, sikkerhedsmæssige hensyn eller dokumentation af arbejdsopgaver – fx for transport- og håndværksvirksomheder.

Før du implementerer GPS-overvågning, bør du derfor vurdere:

• er overvågningen nødvendig for virksomhedens drift?
• er medarbejderne informeret om, at deres færden registreres?
• er dataindsamlingen proportional – står den mål med formålet?

GPS-overvågning må ikke bruges til systematisk at kontrollere medarbejderes effektivitet, og det må ikke bruges til at overvåge medarbejdernes adfærd uden deres viden. Hvis GPS-overvågning anvendes til andet end det oprindelige formål, kan det være i strid med databeskyttelsesreglerne.

Optagelse af telefonsamtaler

Optagelse af telefonsamtaler eller online møder kan være et nyttigt redskab for virksomheder, fx til dokumentation af aftaler eller træning af medarbejdere. Men optagelser indebærer behandling af personoplysninger og skal derfor ske i overensstemmelse med lovgivningen.

Du må optage telefonsamtaler uden samtykke, hvis det er nødvendigt for at dokumentere en aftale, og der ikke findes et mindre indgribende alternativ, men…

• optagelsen skal være sagligt begrundet
• den registrerede skal informeres om optagelsen
• optagelser bør slettes efter max tre måneder, medmindre der er en konkret grund til at gemme dem længere

Hvis optagelsen sker til træning af medarbejdere, kræves enten samtykke eller en mulighed for at fravælge optagelsen (opt-out).

Optagelse af online møder

Reglerne for digitale møder på platforme som Zoom, Teams eller Skype minder om reglerne for telefonsamtaler. Møder kan derfor optages, men kun hvis der er en legitim grund:

• hvis optagelsen er nødvendig for at dokumentere mødet, kan det ske uden samtykke
• hvis optagelsen ikke er strengt nødvendig, skal du have samtykke fra deltagerne
• i nogle tilfælde kan optagelse ske, hvis ingen af mødedeltagerne frabeder sig det (opt-out)

Deltagerne skal altid informeres om optagelsen, og hvis en person senere fortryder sin accept, bør optagelsen slettes eller anonymiseres.

Tv-overvågning i virksomheden

Tv-overvågning bruges ofte til at forebygge eller opklare kriminalitet, men der er strenge regler for, hvordan det må gøres. Tv-overvågning defineres som vedvarende eller regelmæssigt gentagen personovervågning ved hjælp af fjernbetjent eller automatisk virkende kamera eller lignende apparat. For at det kan betragtes som tv-overvågning, skal følgende tre betingelser derfor være opfyldt:

1. Overvågningen skal være rettet mod personer
2. Den skal være vedvarende eller gentages regelmæssigt
3. Den skal ske ved hjælp af et fjernbetjent eller automatisk virkende kamera

Der skal altså være tale om optagelse af en vis varighed eller en vis systematik, herunder kameraer, der aktiveres med faste mellemrum eller på bestemte tider.

Sker overvågningen kun med lange, uregelmæssige mellemrum, som fx en enkelt begivenhed, eller hvis kameraet kun aktiveres ved tryk på en særlig alarmknap, er der derfor ikke tale om tv-overvågning. Overvågning med et manuelt styret kamera er heller ikke tv-overvågning i lovens forstand. Til gengæld gælder loven uanset om billederne bliver optaget, eller kun vises ”live”. Det er vigtigt at bemærke, at overvågning også omfatter tilfælde, hvor personer kun tilfældigt kommer ind i billedfeltet.

Hvor og hvordan må du overvåge?

Tv-overvågning må kun ske, hvis:

• der er et lovligt formål som fx sikkerhed eller tyveriforebyggelse
• overvågningen er nødvendig og proportional
• medarbejdere og besøgende tydeligt informeres via skiltning
• optagelserne ikke opbevares længere end nødvendigt (som hovedregel max 30 dage)

Husk, at det er ulovligt at overvåge områder, hvor medarbejdere eller kunder forventer privatliv, som fx i omklædnings- eller pauserum.

Videregivelse af optagelser

Det er endvidere ulovligt at dele overvågningsbilleder internt i virksomheden eller på sociale medier uden tilladelse – og optagelserne må kun videregives til politiet eller med samtykke fra de personer, der optræder på optagelsen.

Så hvis en butiksejer eksempelvis deler billeder af en butikstyv på Facebook, er det ulovligt, medmindre personen på billedet har givet samtykke.

Vigtige overvejelser ved overvågning

Overvågning kan være et nyttigt værktøj for SMV’er, men det kræver en klar strategi og respekt for medarbejdernes rettigheder. For at overholde lovgivningen skal du derfor sikre dig, at overvågningen grundlæggende lever op til databeskyttelsesreglerne:

• lovlighed – overvågningen skal være sagligt begrundet
• proportionalitet – den må ikke være mere omfattende end nødvendigt
• gennemsigtighed – medarbejdere og kunder skal informeres om overvågningen
• dataminimering – kun relevante oplysninger må indsamles og opbevares
• sikkerhed – data skal beskyttes mod uautoriseret adgang og misbrug

Hvis din virksomhed anvender overvågning, bør du derfor sikre dig, at der er et lovligt formål, at de registrerede er tydeligt informeret, at data ikke opbevares længere end nødvendigt, og at overvågningen i det hele taget ikke krænker privatlivets fred.

Følger du disse retningslinjer, sikrer du, at din virksomhed bruger overvågning lovligt og ansvarligt.